Datenschutzinformationen zum Bewerbungsverfahren

Betroffene und Verantwortliche

(1) Diese Erklärung richtet sich an alle Personen, die sich bei der Verantwortlichen bewerben. Alle Personenbezeichnungen beziehen sich auf alle Geschlechter und die damit verbundenen Sprachformen, insbesondere divers, weiblich, männlich. Jede Personenbezeichnung ist mit dem Zusatz „(m/w/d)“ zu verstehen.

(2) Verantwortliche für die hier beschriebene Verarbeitung ist: Verband Forschender Arzneimittelhersteller e.V., Charlottenstrasse 59, 10117 Berlin, T: +49 30 20604-0, E: info@vfa.de, vertreten durch: Han Steutel (Präsident), Datenschutzbeauftragte/r: Dr. Stephan Gärtner, request@thenextstanhope.de.

Rechte der Betroffenen und sonstige Hinweise

(1) Die Betroffenen haben mit Blick auf die zu ihrer Person gespeicherten Daten folgende Rechte: Das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung von Daten, für die es keinen Aufbewahrungsgrund mehr gibt, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben sie das Recht, sich bei der für die Verantwortliche zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

(2) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung der Betroffenen beruht, können die Betroffenen ihre Einwilligung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortliche).

(3) Soweit die Verarbeitung auf der Erfüllung eines berechtigten Interesses, mithin auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, beruht, können die Betroffenen der Verarbeitung jederzeit widersprechen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortliche). Falls der Widerspruch begründet ist, wird die Verarbeitung beendet. Sofern das berechtigte Interesse im Direktmarketing liegt; ist der Widerspruch stets begründet.

(4) Eine automatisierte Entscheidungsfindung, einschl. Profiling, findet nicht statt.

(5) Eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht nur, sofern nachfolgend auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird.

Datenverarbeitung

Recruiting und Online-Recruiting

Vor dem Bewerbungsverfahren recherchiert die Verantwortliche Daten über potenzielle Beschäftigte; dies aus allgemein zugänglichen Quellen. Sie kontaktiert die Betroffenen. Hierbei verarbeitet sie die für die Kontaktaufnahme erforderlichen Daten (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) sowie stellenspezifische Daten zu den Qualifikationen der Betroffenen (z.B. Abschlüsse, Zertifikate usw.). Die Verantwortliche setzt hierfür ergänzend ein Online-Recruiting-Tool ein, über das die Betroffenen, hier die Bewerber*innen, ihre Bewerbungsdaten hochladen können und über das sie sowohl die interne als auch die externe Kommunikation im Bewerbungsverfahren steuern kann. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Anbahnung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Abfrage Zeugnisse/Qualifikationen

Die Verantwortliche fragt im Bewerbungsverfahren besondere Zeugnisse und Qualifikationen ab, die für die Berufsausübung unerlässlich sind. Hierbei verarbeitet sie die Daten, die aus den Zeugnissen und sonstigen, hierbei anfallenden Dokumenten hervorgehen. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Anbahnung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Sicherheitsüberprüfung von E-Mails

Alle E-Mails, die die Betroffenen an die Verantwortliche senden, werden dahingehend überprüft, ob sie für die IT-Infrastruktur des Verantwortlichen riskant sind, etwa, ob damit ein Cyberangriff verbunden ist. Die Überprüfung beruht auf statischen Regeln und Playbooks, die festlegen, ob eine E-Mail maliziös ist. Hierbei werden nur die Daten der jeweils zu überprüfenden, eingehenden E-Mail geprüft; dies u.a. anhand von Sperrlisten.Hierbei verarbeitet sie die folgenden Daten: E-Mail-Adressen, Inhalt der eingehenden E-Mails, Status maliziös/nicht maliziös. Zweck ist erstens die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung i.S.v. Artikel 32 DSGVO (Zweck 1) und zweitens der Schutz der eigenen IT-Infrastruktur (Zweck 2). Mit Blick auf Zweck 1 ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage. Mit Blick auf Zweck 2 ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage, wobei das berechtigte Interesse aus Zweck 2 folgt.

Erstkontakt im Bewerbungsverfahren

Im Bewerbungsverfahren werden die Bewerbungsdaten entgegengenommen und geprüft. Im Fall eines fortwährenden Interesses folgt darauf ein Bewerbungsgespräch, wobei Daten zur Terminvereinbarung erhoben, gespeichert und genutzt werden. Im Fall eines weiterhin bestehenden Interesses unterbreitet die Verantwortliche ein Angebot für ein Beschäftigungsverhältnisses. In jedem, der vorgenannten Verarbeitungsschritte ist auch möglich, dass eine Absage erfolgt. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Einbindung Betriebsrat

Die Bewerbungsdaten werden dem Betriebsrat zur Verfügung gestellt. Hierbei verarbeitet die Verantwortliche sämtliche Daten, die sich aus den Bewerbungsunterlagen ergeben und die der Betriebsrat ggf. noch nachfragt. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Erfüllung einer betriebsverfassungsrechtlichen Pflicht. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 99 Absatz 1 BetrVG.

Videokonferenzen in der Bewerbungsphase

Die Verantwortliche lässt den Betroffenen die Wahl für ein Bewerbungsgespräch in Präsenz oder per Videokonferenz. Falls sie sich für die Videokonferenz entscheiden, holt sie die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.

Die Verantwortliche führt ein Bewerbungsgespräch per Videokonferenz durch. Hierbei verarbeitet sie die hierbei anfallenden Bild- und Tondaten sowie etwaige Mitschriften. Zweck ist die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Dem steht das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 lit a DSGVO greift.

Bildung eines Bewerbungspools

Die Verantwortliche lässt den Betroffenen, denen sie ggf. absagt oder die ihr absagen, die Wahl für die Aufnahme in einen Bewerbungspool. Falls sie sich für die Aufnahme in den Bewerbungspool entscheiden, holt sie die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.

Die Verantwortliche nimmt die Betroffenen in den Bewerbungspool auf. Die Zwecke sind die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses, Prüfung der Bewerbung, spätere Berücksichtigung einer Bewerbung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Aufbewahrung

Im Fall einer Absage im Bewerbungsverfahren werden die Bewerbungsdaten für sechs Monate aufbewahrt, wobei diese Frist im Zeitpunkt der Absage beginnt. Zweck ist die Möglichkeit, sich gegen Diskriminierungsvorwürfe verteidigen zu können. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 15 Absatz 4 AGG, wobei das berechtigte Interesse aus dem zuvor genannten Zweck folgt.

Auftragsverarbeiter und sonstiges Outsourcing

Die folgenden Drittanbieterinnen erhalten personenbezogene Daten:

GFAD: Die GFAD IT Services GmbH (EU – Deutschland) wurde mit der Wartung der IT-Systeme betraut und auch gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt.

Personio: Es werden diverse Applikationen der Personio GmbH (Deutschland - EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde: Personio Recruiting, Personio Personalakte, Personio Zeiterfassung, Personio Payroll, Projektmanagement, Personio elektronische Signatur.

Microsoft: Es werden diverse Applikationen von der Microsoft Corporation (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde, nämlich: Microsoft365-Cloud, Microsoft Teams (Projektmanagement-Tool), Microsoft Teams (Videokonferenz-Tool). Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt.

Webex: Es wird das Webinar- bzw. Videokonferenz-Tool „Webex“ der Cisco Systems, Inc., (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt.

Zoom: Es wird das Webinar- bzw. Videokonferenz-Tool „Zoom“ der Zoom Video Communications, Inc. (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt.

weitere: Initiativbewerbung

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